tháng 1 26, 2022

Sắp xếp công việc để nghỉ Tết

Sắp xếp công việc để nghỉ Tết

Hôm nay ngày cuối làm việc của năm Tân Sửu, mình ngồi sắp xếp lại các công việc để sau kỳ nghỉ Tết quay lại thì mình nhanh chóng có thể đi vào guồng một cách mượt mà, không bị lỗi hệ điều hành do kẹt bánh chưng và thịt kho ^^.

Vì công việc của mình là theo dõi rất nhiều hồ sơ của nhiều khách hàng, nên mình sẽ lướt một vòng qua mỗi hồ sơ xem khách nào đang tồn đọng vấn đề gì chưa giải quyết, khách nào đã lâu không có cập nhật, hoặc khách nào đang cần giải quyết sớm ngay sau Tết.

  1. Với khách hàng cần giải quyết sớm ngay sau Tết (đây là những trường hợp cần đưa lên ưu tiên hàng đầu)
  • Mình sẽ tạo các task những công việc cần làm cho hồ sơ của khách và để deadline vào những ngày sau tết, không phải ngày đầu tiên đi làm lại, vì mình biết ngày đầu tiên còn chút uể oải và chưa nhiệt tình lắm. Nếu phải giải quyết những task căng thẳng vào ngày đầu tiên đi làm lại thì mình sẽ bị rối.
  • Công việc của mình thì được cái là chẳng ai quản lý tiến độ sát sao, mà chỉ do bản thân mình tự sắp xếp và điều phối để sao cho mọi thứ trơn tru, hài hoà. Cho nên cái deadline mình tự đặt ra là để nhắc nhở mình chú ý đến task đó, không bỏ lỡ công việc nào.

2. Với khách hàng mà hồ sơ còn tồn đọng nhiều vấn đề, mình không tự quyết định mà phải hỏi ý kiến cấp trên hoặc những người có kinh nghiệm nhiều trong công ty (đây là trường hợp ưu tiên thứ hai)

  • Trong ngày hôm nay mình sẽ ghi ra những vấn đề của hồ sơ, và cũng tạo 1 cái task tự nhắc mình sau Tết phải quan tâm đến những vấn đề này, và đi hỏi cho ra cách giải quyết.
  • Những task này mình sẽ để vào tuần thứ 2 sau khi quay lại làm việc vì lúc đó mình cũng đã giải quyết ổn thoả các task cần gấp ở mục 1 rồi.

3. Trường hợp cuối cùng mình cần giải quyết là những khách hàng đã lâu không cập nhật, mình cũng thường xuyên nhắc nhở nhưng họ quên đi hoặc không trả lời.

  • Mình sẽ tạo task "Follow up" để tiếp tục chăm sóc, quan tâm các khách hàng này, để họ không có cảm giác bị bỏ rơi trong suốt quá trình làm việc với mình.

Mình quản lý các tác vụ công việc này qua ứng dụng Base.vn - một ứng dụng mà mình rất tâm đắc, mặc dù những ngày đầu mới tiếp cận thì có chút rối ren, cũng như có một số lỗi mà mình luôn nhiệt tình feedback và làm phiền đến team chăm sóc khách hàng và team Dev của Base. Nhưng sau 3 năm sử dụng, đến giờ mình cảm thấy Base đã cải thiện và mình cũng nhận được rất nhiều tiện ích hỗ trợ cho công việc. Nếu không nhờ Base, mình không thể nào quản lý nổi mớ hồ sơ chồng chất và hàng trăm task luôn có những mức độ khẩn cấp khác nhau.

Cũng có rất nhiều ứng dụng quản lý công việc khác, nhưng công ty mình đã chọn Base vì những tính năng tiện lợi của nó như:

  • Thành lập phòng ban và phân quyền cho từng thành viên, những ai không liên quan thì sẽ không cần phải có mặt trong tất cả các phòng ban, cũng như tạo được tính riêng tư cho công việc.
  • Tạo ra nhiều nhóm dự án riêng biệt và add được nhiều thành viên vào các dự án đó, có chức năng tag tên như trên Facebook, có chức năng bình luận
  • Upload file dễ dàng và đa dạng (nhưng mình chưa biết dung lượng tối đa của Base có thể chứa được bao nhiêu, vì công ty mình vẫn dùng Google Drive chung để dễ chia sẻ tài liệu hơn)
  • Chức năng tạo deadline đối với mình là để nhắc nhở việc, vì công việc của mình có rất nhiều task nhỏ nhỏ dễ quên. Khi đến deadline mà mình cảm thấy chưa thực sự gấp, có việc gấp hơn cần giải quyết, thì mình có thể dời deadline. Tất cả các deadline mình tạo cho bản thân hoặc giao cho người khác đều được thông báo qua email của cả hai.

Mình chỉ list ra một số tiện ích khi mình quản lý công việc qua Base. Có thể một số ngành nghề khác sẽ tìm thấy những chức năng và tiện ích khác. Các bạn có thể chia sẻ với mình bạn đang dùng ứng dụng gì để quản lý công việc và lợi ích của ứng dụng đó đối với công việc của bạn là gì nhé. Mình nghĩ mỗi ngành nghề sẽ có nhu cầu sử dụng ứng dụng khác nhau miễn là nó tối ưu. Quan trọng là bản thân rèn luyện óc tổ chức, óc quản lý còn các ứng dụng cũng chỉ là công cụ mà thôi. Thời gian của chúng ta không có nhiều nên nếu sắp xếp khoa học, chúng ta sẽ có thêm thời gian rảnh để mà học hành nâng cao bản thân, để thư giãn hoặc dành cho những sở thích riêng. Nên mình nghĩ kỹ năng quan trọng trong thế giới bận rộn ngày nay là kỹ năng sắp xếp quản lý để có được thời gian cho bản thân càng nhiều càng tốt đó.

Chúc mọi người nghỉ tết thật an yên, lành mạnh để khởi đầu một năm mới tích cực nhé!