Ghi chép hiệu quả | Blog Dương & Đào Family

Ghi chép hiệu quả giúp chúng ta trở nên một phiên bản tốt hơn như thế nào?

1. Ghi chép trung thực suy nghĩ và cảm nhận của bản thân, để trở thành phiên bản tự tin nhất của chính mình

Sự tự tin không phải là ảo tưởng về bản thân mà xuất phát từ nhận thức chân thật và sâu sắc về chính mình. Người tự tin không chỉ nhìn vào điểm mạnh, nghĩ rằng đó là chìa khóa giải quyết mọi khó khăn và chắc chắn nó sẽ luôn phát huy tác dụng; cũng không phải là người che giấu hay né tránh những điểm yếu của mình.
Một người tự tin thật sự là người thấu hiểu bản thân một cách rõ ràng, nhận diện được ưu khuyết điểm, và chấp nhận, tiếp thu chính con người mình với tất cả những mặt tích cực và hạn chế.

Vậy ghi chép hiệu quả sẽ giúp tăng cường sự tự tin ra sao? Đó là bằng cách thành thật “ghi lại những sự kiện và suy nghĩ khiến cảm xúc của bạn dao động”, để bạn hiểu rõ hơn và đối mặt chân thành với chính mình.

Việc ghi chép này giúp bạn nhận diện rõ nét bản thân mình, hiểu được mình thực sự là con người như thế nào. Chỉ khi hiểu sâu sắc về chính mình — biết được khả năng, giới hạn cũng như những sai sót của bản thân — bạn mới có thể xây dựng được niềm tin vững chắc nơi chính mình, từ đó phát triển sự tự tin chân chính và bền vững.

2. Chủ động đặt câu hỏi khi học và ghi chép, trở thành một phiên bản độc đáo hơn của chính mình

Nhiều người khi đọc sách, học hoặc nghe giảng thường chỉ ghi chép lại y nguyên quan điểm của người khác, hoặc đơn giản chỉ đánh dấu, gạch chân những câu hay trong khi đọc. Nhưng bạn đã từng tự hỏi: Khi thu thập quá nhiều thông tin theo cách như vậy, bạn thực sự nhớ được bao nhiêu? Và bạn đã vận dụng được bao nhiêu trong số đó cho chính mình?

Việc tự đặt câu hỏi trong hoặc trước khi ghi chép thúc đẩy chúng ta tư duy và suy ngẫm sâu sắc hơn. Quá trình này giúp phân biệt và chắt lọc những thông tin thực sự giá trị. Chỉ khi trải qua quá trình vắt óc suy nghĩ về kiến thức vừa tiếp thu, chúng ta mới có thể nội hóa kiến thức ấy, biến chúng thành của riêng mình, từ đó thực sự vận dụng hiệu quả trong cuộc sống và công việc.

Dưới đây là danh sách các câu hỏi bạn có thể tự đặt ra trước khi bắt đầu đọc một quyển sách hoặc học một bài giảng:

1. Quyển sách/bài giảng này muốn tập trung vào vấn đề gì?
2. Tôi có thực sự thấy hứng thú với vấn đề đó không?
3. Nguyên nhân nào khiến tôi cảm thấy hứng thú? Có lý do cụ thể nào không?
4. Giải pháp hoặc câu trả lời chính mà quyển sách/bài giảng đưa ra là gì?
5. Giải pháp này khác biệt thế nào so với các tác phẩm khác cùng chủ đề?
6. Giải pháp đó có thỏa đáng và giải quyết được thắc mắc của tôi không?
7. Nếu không hài lòng, tôi không hài lòng ở điểm nào?
8. Nếu hài lòng, liệu tôi có câu hỏi sâu sắc hơn nào muốn tìm hiểu không?

Thông qua việc tự đặt câu hỏi và tìm kiếm câu trả lời trong quá trình học tập và suy ngẫm, những giải pháp bạn tìm được sẽ rất đáng giá và mang đậm dấu ấn cá nhân.

3. Chủ động hành động tích cực, trở thành phiên bản mạnh mẽ hơn của chính mình

Học cách phân loại và tổ chức ghi chép của bạn là một bước quan trọng để quản lý hiệu quả kho kiến thức của bạn. Phần này sẽ được trình bày kỹ hơn trong những phần tiếp theo của bài viết, còn hiện tại tôi xin giới thiệu một phương pháp tổ chức đơn giản để bạn tham khảo.

Bạn có thể tạo một thư mục gọi là “Inbox”, dùng làm nơi tạm thời lưu trữ các ghi chú nhanh, chờ được phân loại và xử lý sau. Tiếp theo là thư mục “Chuyên môn”, nơi bạn lưu lại những ghi chép đã được xử lý, thuộc lĩnh vực bạn đang học tập, làm việc hoặc theo đuổi. Trong thư mục này, bạn có thể chia nhỏ thành các chuyên mục con chi tiết hơn.

Chuyên mục lớn thứ ba là “Hứng thú”, dùng để lưu trữ tất cả những ghi chép không thuộc chuyên môn nhưng là những điều bạn quan tâm. Cuối cùng là chuyên mục “Dự án”, dành cho những việc có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Đáng chú ý, kinh nghiệm tích lũy từ các dự án này có thể được chuyển hóa thành những kiến thức tinh hoa, lưu trữ dài hạn trong chuyên mục “Chuyên môn”.

• Phương pháp này có nét tương đồng với mô hình “Second Brain” của Tiago Forte.

Sau khi hệ thống hóa kiến thức, bước tiếp theo quan trọng chính là biến chúng thành hành động cụ thể. Mục đích cuối cùng của việc tổ chức ghi chép không phải là xây dựng một kho kiến thức khổng lồ, mà là tạo ra những hành động thiết thực giúp bạn trở thành phiên bản tốt hơn, mạnh mẽ hơn của chính mình, đồng thời làm cho thế giới xung quanh trở nên tích cực và tốt đẹp hơn. Điều này có giá trị và ý nghĩa hơn rất nhiều so với việc chỉ thuần túy giữ mớ lý thuyết suông trong đầu.

Ghi chép thế nào cho hiệu quả

Ghi chép hiệu quả không chỉ đơn thuần là thu thập thông tin, mà quan trọng hơn là xử lý trước thông tin đó một cách có hệ thống. Chỉ khi bạn làm tốt bước xử lý này, những ghi chú mới thực sự trở thành công cụ hữu ích hỗ trợ bạn trong tương lai. Nếu chỉ tập trung vào việc thu thập mà bỏ qua xử lý, bạn sẽ khó lòng nhớ được những gì đã lưu giữ; thông tin sẽ trở nên rối rắm, rời rạc và khi cần sử dụng cũng rất khó tìm lại nhanh chóng.

Sau đây là các phương pháp xử lý thông tin khi ghi chép:

1. Hãy dùng lời của mình khi ghi chú

Nói một cách đơn giản, khi ghi chép từ sách hoặc bài giảng, hãy cố gắng sử dụng lời của chính mình để diễn đạt, đồng thời thêm vào những suy nghĩ cá nhân, thay vì chỉ sao chép nguyên văn kiến thức của người khác. Đây là cách học chủ động hơn, bởi theo lý thuyết “Necessary Difficulty Theory” (Lý thuyết Khó khăn Cần thiết), việc lưu trữ và truy xuất thông tin có mối quan hệ nghịch đảo: khi chúng ta lưu trữ thông tin một cách dễ dàng thì việc lấy lại khi cần sẽ càng khó khăn hơn. Nếu không bỏ công sức hiểu rõ ý nghĩa nội dung vừa học và không liên kết nó với kiến thức đã có, thì khi muốn nhớ lại sẽ rất khó khăn, và càng không thể ứng dụng hiệu quả. Và việc “sử dụng chính lời của mình” diễn đạt lại nội dung vừa học chính là một bước cần thiết để tăng cường khả năng ghi nhớ và truy xuất của bộ não. Đừng xem nhẹ hành động này, vì nó giúp bạn biến kiến thức của người khác thành của chính mình, rồi dùng nó vào lúc cần thiết.

The Necessary Difficulty Theory, more commonly known as Desirable Difficulty, is a ==learning principle suggesting that adding intentional challenges to learning activities, while requiring more effort, ultimately leads to better long-term retention and deeper understanding of information==.

2. Dùng thẻ (tag) để phân loại ghi chú

Bên cạnh việc “ghi chú bằng lời của chính mình,” phương pháp thứ hai để “xử lý trước” thông tin là gọi là “dùng thẻ để phân loại ghi chú.” Tagging là tính năng thường có của nhiều công cụ ghi chú trên điện thoại và máy tính. Tại sao lại dùng thẻ để phân loại ghi chú? Bởi vì cách làm này giúp ghi chú của bạn phát huy hiệu ứng mạng theo cấp số nhân.

Dù bạn làm nghề gì, chuyên sâu lĩnh vực nào, hay quan tâm đến điều gì, bạn đều có thể dùng thẻ để gom các ghi chú cùng loại lại với nhau. Vào một ngày nào đó trong tương lai, khi gặp vấn đề liên quan, bạn không cần phải vắt óc suy nghĩ, chỉ cần một cú nhấp chuột là có thể lấy ra tất cả những mảnh cảm hứng, kết tinh suy nghĩ, kỹ thuật then chốt và tài liệu hay mà bạn đã từng ghi chép, để phục vụ cho mình.

Ngoài việc truy xuất nhanh chỉ với một cú nhấp, “dùng thẻ để phân loại ghi chú” còn ẩn chứa nhiều bí quyết quan trọng. Trong đó, yếu tố then chốt nhất là phân loại theo hướng “lấy tôi làm trung tâm”. Điều này có nghĩa là khi phân loại ghi chú, bạn không cần phải tuân theo các hệ thống phân loại nghiêm ngặt như trong thư viện, mà nên dựa trên nhu cầu và mục đích cá nhân để tổ chức thông tin một cách linh hoạt và phù hợp nhất.

Để sáng tạo ra hệ thống phân loại và tổ chức ghi chú phù hợp với bản thân, bạn có thể áp dụng triết lý của kiếm đạo Nhật Bản: “Thủ, Phá, Ly”.

• “Thủ” (守) là giai đoạn tuân thủ, giữ gìn và học hỏi những điều đã có;
• “Phá” (破) là giai đoạn đột phá, vượt qua khuôn khổ và giới hạn cũ;
• “Ly” (离) là giai đoạn rời bỏ, tự do sáng tạo và phát triển phương pháp riêng biệt.

Ba giai đoạn này rất giống với quá trình chúng ta học cách “dùng thẻ để phân loại ghi chú.” Cụ thể:

• Ở giai đoạn “Thủ”, ta hiểu và áp dụng logic phân loại của người khác;
• Sang giai đoạn “Phá”, ta vừa tham khảo hệ thống cũ vừa bắt đầu tìm ra và thử nghiệm phương pháp riêng;
• Cuối cùng, ở giai đoạn “Ly”, ta trở thành chủ thể, tự do vận dụng và phát triển phương pháp phù hợp nhất với bản thân.

3. Kích thích liên tục thông qua việc ôn tập lại

Ngoài việc “ghi chép bằng lời của chính mình” và “phân loại ghi chú bằng thẻ”, phương pháp thứ ba để “xử lý trước” thông tin chính là “kích thích liên tục thông qua việc ôn tập lại” — tức là định kỳ xem lại những ghi chú của bạn. Vậy tại sao việc ôn tập định kỳ và thường xuyên lại quan trọng? Có ba lý do chính sau:

1. Việc xem lại ghi chú giúp chúng ta chống lại “đường cong lãng quên” (The Forgetting Curve), giữ cho kiến thức luôn được ghi nhớ lâu dài.
2. Xem lại ghi chú là quá trình hoàn thiện việc nội hóa kiến thức. Quá trình này thực chất là việc cập nhật kiến thức và phát triển tư duy. Qua những lần xem lại, ta có thể phát hiện ra các liên kết kiến thức mới, từ đó nâng cao sự hiểu biết, vận dụng linh hoạt hơn, thậm chí có thể chuyển giao kiến thức giữa các lĩnh vực khác nhau.
3. Việc ôn tập ghi chú còn là cách để tự sắp xếp bản thân, giúp bạn nhìn lại những cuốn sách đã đọc, những con đường đã đi qua, những người cần biết ơn, và đôi khi bất ngờ gặp lại chính mình trong quá khứ.